Technische Dokumentation outsourcen
Ihre Technische Dokumentation entsteht normgerecht und zum vereinbarten Termin, auch wenn intern Kapazitäten fehlen. Erstgespräch innerhalb einer Woche nach Ihrer Anfrage.
Dokumentation abgeben, Liefertermin haltenKurz gefasst
Wer seine Technische Dokumentation outsourcen möchte, kann bei der ZINDEL AG einzelne Aufgaben oder die gesamte Technische Redaktion abgeben. Dazu gehören Redaktion, Illustration, Terminologiearbeit, Übersetzung und Bereitstellung. Seit 1993 arbeiten wir von Hamburg und Freiburg im Breisgau aus mit über 30 ausgebildeten Technischen Redakteuren. ZINDEL ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert und achtfacher Gewinner des tekom-Dokupreises.
Warum erstellen lassen?
Warum sollten Unternehmen die Technische Dokumentation outsourcen?
Unternehmen outsourcen ihre Technische Dokumentation vor allem, um Normwissen nicht vollständig intern vorhalten zu müssen, Kapazitäten flexibler zu planen und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern zu reduzieren.
Eine einzelne Anleitung extern erstellen zu lassen ist eine Projektentscheidung. Die Technische Redaktion auszulagern ist dagegen eine Entscheidung darüber, wie eine dauerhaft notwendige Funktion im Unternehmen organisiert wird. Drei Faktoren geben dabei häufig den Ausschlag.
- Normstand aktuell halten: Rechtliche Anforderungen und Normen verändern sich. Ein aktuelles Beispiel ist die EU-Maschinenverordnung 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ablöst. Änderungen müssen bewertet und in der Technischen Dokumentation umgesetzt werden. Betriebsanleitung, CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung sind dabei Teil desselben Konformitätsprozesses. Beim Outsourcing muss dieses Wissen nicht vollständig im eigenen Unternehmen aufgebaut und laufend aktualisiert werden.
- Fixkosten in planbare Kapazität verwandeln: Eine eigene Redakteursstelle verursacht Kosten für Gehalt, Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Softwarelizenzen und Weiterbildung, unabhängig von der tatsächlichen Auslastung. Beim Outsourcing wird dagegen die Kapazität vereinbart, die für Projekte oder den laufenden Betrieb benötigt wird.
- Abhängigkeit von einzelnen Personen reduzieren: Hängt die Dokumentation an einem einzelnen Mitarbeiter, werden Krankheit, Kündigung oder Ruhestand schnell zum Terminrisiko. Bei einem Dienstleister verteilt sich die Aufgabe auf ein Team. Fällt eine Person aus, kann die Zuständigkeit wechseln, ohne dass Produktwissen und Redaktionsprozess neu aufgebaut werden müssen. Ob Sie einzelne Aufgaben auslagern oder die Technische Dokumentation vollständig abgeben, hängt von Ihrer Auslastung und Ihrer internen Organisation ab..
Gute Anleitungen entstehen
nicht nebenbei.
Sie sind unser Handwerk.
Ihre Herausforderungen
Was tun, wenn der einzige Technische Redakteur ausfällt?
Bei Ausfall des einzigen Technischen Redakteurs kommen Freelancer, Neueinstellung, Interim-Personal oder ein spezialisierter Dienstleister infrage. Ein Dienstleister kann dabei nicht nur kurzfristig Kapazität bereitstellen, sondern auch Wissen, Prozesse und laufende Aufgaben dauerhaft übernehmen.
Bei ZINDEL sprechen Sie innerhalb einer Woche nach Ihrer Anfrage mit einem Ansprechpartner. Eine Woche nach dem Erstgespräch erhalten Sie das Angebot. Nach Ihrer Bestellung kann der Projektstart innerhalb einer weiteren Woche erfolgen. Anschließend beginnt die strukturierte Übernahme von Unterlagen, Systemen und Produktwissen.
Typische Anlässe für das Outsourcing
Ihr einziger Technischer Redakteur hat gekündigt oder geht in Rente
Elternzeit, Krankheit oder Urlaub, und niemand kann die Anleitungen übernehmen
Ein Großauftrag bringt mehr Dokumentation, als Ihr Team schafft, aber zu wenig für eine feste Stelle
Anforderungen ändern sich: Ihre Anleitungen orientieren sich noch an der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, und ab dem 20. Januar 2027 gilt die Maschinenverordnung
Ein neuer Exportmarkt verlangt Sprachen und Normen, mit denen Sie bisher nicht gearbeitet haben
Ein Kunden- oder Lieferantenaudit hat Ihre Dokumentation beanstandet
Sie wollen Ihre Anleitungen in ein Redaktionssystem umziehen. Der Aufwand ist neben dem Tagesgeschäft nicht zu schaffen
Selbst oder beauftragen?
Wann lohnt sich Outsourcing gegenüber einer eigenen Stelle?
Beides ist legitim. Die Entscheidung hängt von drei Faktoren ab: Rechtsrisiko, internem Fachwissen und verfügbarer Kapazität. Eigenregie funktioniert, wenn Ihr Produkt überschaubar ist und redaktionelles Know-how samt Software im Haus vorhanden ist. Externe Beauftragung ist der sichere Weg, sobald Ihre Maschine unter die Maschinenverordnung fällt, Haftung im Spiel ist oder Normkenntnis fehlt. Und wer das Know-how hat, aber nicht die Kapazität, lagert einzelne Projekte oder die gesamte Dokumentation aus: Outsourcing der Technischen Dokumentation.
In-house-Redaktion vs. Outsourcing an ZINDEL
| Kriterium | Eigene Stelle | Kontingent | Komplette Übernahme |
|---|---|---|---|
| Kostenstruktur | 110.000 bis 130.000 € Vollkosten pro Jahr | vereinbarte Stunden pro Monat oder Quartal | vereinbartes, planbares Budget |
| Zeit bis zum Start | Recruiting und Einarbeitung erforderlich | Erstgespräch innerhalb einer Woche, Projektstart innerhalb einer Woche nach Bestellung | Erstgespräch innerhalb einer Woche, Projektstart innerhalb einer Woche nach Bestellung |
| Krankheit oder Kündigung | Vertretung muss intern organisiert werden | Vertretung durch das Team | Vertretung durch das Team |
| Auftragsspitzen | Überstunden, zusätzliche Ressourcen oder Terminverschiebung | Kontingent kann angepasst werden | Kapazitätsplanung Bestandteil der Zusammenarbeit |
| Redaktionssystem und Lizenzen | werden selbst beschafft plus Wartungskosten | durch ZINDEL | durch ZINDEL |
| Normwissen aktuell halten | intern durch Weiterbildung | durch ZINDEL für den beauftragten Umfang | durch ZINDEL für den übernommenen Umfang |
| Verantwortung nach außen | Hersteller | Hersteller | Hersteller |
| Freigabe und Kontrolle | vollständig intern | Dokumente werden durch Sie freigegeben | Dokumente werden durch Sie freigegeben |
ZINDEL übernimmt im vereinbarten Leistungsumfang die Verantwortung für die Einhaltung der rechtlichen Regelungen. Die technische Richtigkeit bestätigen Sie im Korrekturlauf. Die Verantwortung des Herstellers für das in Verkehr gebrachte Produkt bleibt davon unberührt.
Geht es nicht um eine laufende Funktion, sondern um ein einzelnes Dokument, können Sie auch eine einzelne Betriebsanleitung erstellen lassen.
Unser Prozess
Wie läuft die Übergabe beim Outsourcing der Technischen Dokumentation ab?
Eine Technische Redaktion lässt sich nicht mit einem Ordner voller Dateien übergeben. Die Übergabe erfolgt strukturiert in fünf Schritten: Bestandsaufnahme, Einrichtung der Redaktionsumgebung, Wissenstransfer, erste Produktion mit Freigabe und anschließender Regelbetrieb mit festem Ansprechpartner.
01
Bestandsaufnahme
Wir erfassen zunächst, welche Technische Dokumentation bereits vorhanden ist. Dazu gehören Anleitungen, Konstruktionsdaten, Vorlagen, Terminologie, Übersetzungen und bestehende Prozesse. Ebenso klären wir Zielgruppen, Produktvarianten und Ausgabeformate. Daraus entstehen ein definierter Übernahmeumfang und ein konkreter Projektplan.
02
Redaktionsumgebung einrichten
Im nächsten Schritt richten wir die Arbeitsumgebung und die erforderlichen Schnittstellen ein. Nutzen Sie bereits ein Redaktionssystem, arbeiten unsere Technischen Redakteure darin oder überführen den Datenstamm in eines unserer Systeme. Besteht noch kein geeignetes System, richten wir eine passende Redaktionsumgebung ein.
03
Produktwissen übertragen
Ihre Konstrukteure, Entwickler und Produktverantwortlichen vermitteln das Wissen, das für die Dokumentation benötigt wird. Der Wissenstransfer kann online oder vor Ort stattfinden. Relevante Informationen werden strukturiert dokumentiert, damit sie für weitere Aufträge verfügbar bleiben und nicht erneut bei einzelnen Personen abgefragt werden müssen.
04
Erste Dokumente gemeinsam produzieren
Die ersten Dokumente entstehen bereits im späteren Arbeitsprozess. Sie prüfen die technische Richtigkeit im Korrekturlauf und geben die Inhalte frei. ZINDEL überprüft den redaktionellen und rechtlichen Rahmen. Dabei werden auch Freigabeprozess, Terminologie und Schnittstellen für den späteren Regelbetrieb abgestimmt.
05
In den Regelbetrieb wechseln
Nach Abschluss der Übergabe arbeiten Sie mit einem festen Ansprechpartner und einem definierten Auftragsweg. Projektstandsberichte schaffen Transparenz über Termine und offene Punkte. Benötigen Sie Sprachfassungen für internationale Märkte, übernehmen wir auch die Übersetzung Ihrer Dokumentation.
Sie möchten die Dokumentation nicht länger selbst koordinieren?
Effizienz durch Struktur
Welche Modelle gibt es beim Outsourcing der Technischen Dokumentation?
Für das Outsourcing der Technischen Dokumentation stehen drei Modelle zur Verfügung: Einzelprojekt, festes Kontingent oder komplette Übernahme der Technischen Redaktion. Welches Modell passt, hängt vor allem von Umfang, Regelmäßigkeit und interner Kapazität ab.
Einzelprojekt
Ein klar abgegrenzter Auftrag mit definiertem Umfang und Termin. Ihre Technische Redaktion bleibt grundsätzlich im Unternehmen. Hier wären ergänzend auch Schulungen oder weitere einzelne Leistungen möglich.
Kontingent
Feste Stunden pro Monat oder Quartal. Sie erhalten zusätzliche Kapazität, ohne dafür eine weitere Stelle dauerhaft vorzuhalten.
Komplette Übernahme
Ein festes Team übernimmt die laufende Technische Redaktion. Projektübersicht, Recherchegespräche, Text- und Grafikerstellung, Publishing und die Organisation der redaktionellen Kapazitäten liegen bei ZINDEL.
Warum ZINDEL
Woran erkennen Sie einen geeigneten Dienstleister für Technische Dokumentation?
Ein geeigneter Dienstleister für Technische Dokumentation sollte nachvollziehbare Qualitätsprozesse, Informationssicherheit, Fachkompetenz und belastbare Nachweise vorweisen können. Dazu zählen bei ZINDEL unter anderem ISO 9001, ISO 27001, die Registrierung nach ISO 17100 und acht tekom-Dokupreise.
- ISO 9001: ZINDEL ist seit 1994 nach ISO 9001 zertifiziert. Das Qualitätsmanagementsystem wird jährlich intern und extern auditiert. Prozesse, Reviews und Freigaben sind damit nicht vom Arbeitsstil einer einzelnen Person abhängig.
- ISO 27001: ZINDEL ist nach ISO 27001 für Informationssicherheit zertifiziert. Das Informationssicherheitsmanagement schützt insbesondere Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der verarbeiteten Daten..
- ISO 17100: ZINDEL ist nach ISO 17100 registriert. Übersetzungen werden nach einem definierten Prozess erstellt und von einer zweiten qualifizierten Fachperson revidiert.
- tekom-Dokupreis: ZINDEL ist achtfacher Gewinner des tekom-Dokupreises des Fachverbands für Technische Kommunikation.
Zertifiziert & ausgezeichnet
Geprüfte Qualität mit Brief und Siegel
Alle Zertifikate und weiteren Nachweise finden Sie unter Zertifizierungen der ZINDEL AG.
Für die Technische Dokumentation arbeiten wir unter anderem mit DIN EN IEC/IEEE 82079-1, DIN EN ISO 12100 und DIN EN ISO 20607 sowie mit ANSI Z535.6 für sicherheitsbezogene Informationen und Warnhinweise.
Technologien & Standards
In welchen Redaktionssystemen arbeitet ZINDEL?
ZINDEL arbeitet in dem Redaktionssystem beziehungsweise Component Content Management System (CCMS), das zu Ihrer bestehenden Umgebung passt. Dafür haben wir verschiedene Systeme im Haus und können auf starke Partner zurückgreifen.
Setzen Sie bereits ein System ein, arbeiten wir darin weiter. Ist noch kein Redaktionssystem vorhanden, kann eine geeignete Umgebung eingerichtet werden, ohne dass Sie dafür eigene Lizenzen beschaffen müssen. Auch einen Zugriff auf das Redaktionssystem können wir bereitstellen.
Redaktionssysteme
- SMC
- Schema ST4
- COSIMA go!
- XR
- Docuglobe
Übersetzungswerkzeuge
- Translation Memory
- Terminologiedatenbank
Ausgabeformate
- HTML5
- ePub
- iiRDS
Häufige Fragen
Was sollten Unternehmen vor dem Outsourcing Technischer Dokumentation wissen?
ZINDEL übernimmt die Verantwortung dafür, dass Ihre Dokumentation die geltenden rechtlichen Regelungen im vereinbarten Leistungsumfang berücksichtigt. Die technische Richtigkeit bestätigen Sie im Korrekturlauf, weil Konstruktion und Produktfunktion aus Ihrem Unternehmen stammen. Diese Aufgabenteilung und der Freigabeprozess werden festgelegt. Die Verantwortung für das Produkt nach außen bleibt beim Hersteller. Eine sicherheitsrelevant fehlerhafte Anleitung kann als Instruktionsfehler einen Produktfehler begründen.
Eine allgemeingültige Schwelle gibt es nicht. Entscheidend ist, wie dauerhaft eine eigene Stelle ausgelastet wäre, sowie die Größe des Redaktionsteams. Die Vollkosten eines festangestellten Technischen Redakteurs liegen nach den zugrunde gelegten Werten für 2026 bei ca. 110.000 bis 130.000 Euro pro Jahr. Bei schwankendem Dokumentationsbedarf können variable Kontingente wirtschaftlicher sein, weil keine ganzjährige Kapazität vorgehalten wird.
Bei ZINDEL findet das Erstgespräch innerhalb einer Woche nach Ihrer Anfrage statt. Eine Woche nach diesem Gespräch erhalten Sie das Angebot. Eine Woche nach Ihrer Bestellung kann der Projektstart erfolgen. Wie schnell anschließend der Regelbetrieb erreicht wird, hängt vor allem vom Umfang der vorhandenen Dokumentation, den eingesetzten Systemen und dem erforderlichen Wissenstransfer ab.
ZINDEL übernimmt Änderungen Ihrer Technischen Dokumentation, die durch neue gesetzliche Regelungen erforderlich werden. Dazu gehört die Umstellung von der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG auf die EU-Maschinenverordnung 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 gilt. Wir prüfen bestehende Unterlagen, identifizieren den Anpassungsbedarf und setzen die erforderlichen Änderungen in der Dokumentation um.
Ja. Dafür eignen sich Einzelprojekte und Kontingente. Sie können beispielsweise einzelne Betriebsanleitungen oder Gebrauchsanweisungen, Illustrationen, Ersatzteillisten, Terminologiearbeit oder die Übersetzung Ihrer Dokumentation extern bearbeiten lassen. Die übrige Technische Redaktion bleibt bei Ihnen. Aus einem Einzelprojekt kann später ein Kontingent oder eine vollständige Übernahme entstehen.
Mindestens Liefertermine und der Umgang mit Verzögerungen, Vertraulichkeit und Informationssicherheit, der Freigabeprozess, feste Ansprechpartner sowie die Vertretungsregelung bei Ausfällen. Ebenso sollten Leistungsumfang und Zuständigkeiten eindeutig beschrieben sein. Je klarer Korrekturlauf, Freigaben und Schnittstellen geregelt sind, desto weniger Abstimmungsbedarf entsteht im späteren Regelbetrieb.
Vertrauen, das spricht – Stimmen unserer Kunden
„Die Zusammenarbeit mit ZINDEL ist für uns stets unkompliziert und zuverlässig. Besonders schätzen wir die hohe Flexibilität des Teams – selbst bei kurzfristigen Änderungen finden sie immer passende Lösungen. ZINDEL bleibt fachlich am Puls der Zeit und bringt wertvolle Impulse in unsere Projekte ein. Ein Partner, auf den man sich wirklich verlassen kann.“
Anne von Gladiß
Translation Manager & Technical Editor
„Mit ZINDEL haben wir eine flexible Lösung gefunden, Engpässe in der Technischen Dokumentation professionell abzufangen. Je nach Bedarf können wir Unterstützung hinzuziehen – und gewinnen dabei sogar an Qualität und Einheitlichkeit hinzu. Besonders schätzen wir die enge Abstimmung und die zuverlässige Kommunikation: Wöchentliche Termine, transparente Rücksprachen und die schnelle Klärung offener Fragen machen die Zusammenarbeit reibungslos. Für Unternehmen mit Bedarf an Dienstleistungen im Bereich Technische Dokumentation ist ZINDEL definitiv empfehlenswert.“
Tim Schmidtner
Technischer Redakteur
„Durch die Zusammenarbeit mit der ZINDEL AG konnten wir unsere Projektdokumentation digitalisieren und standardisieren – ein echter Mehrwert, sowohl intern als auch für unsere Kunden. Unsere Ingenieurinnen und Ingenieure können sich wieder auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren, denn die Dokumentation läuft nun strukturiert über eine digitale Plattform. Besonders schätzen wir die partnerschaftliche Zusammenarbeit und das tiefe Verständnis für unsere Systeme – inklusive Vor-Ort-Abstimmungen, wann immer es nötig ist.“
Nick Dippel
Head of Corporate Operations
„Bei Söring setzen wir auf Win-Win-Partnerschaften. Deshalb sind langjährige und kontinuierliche Lieferantenbeziehungen auf Augenhöhe ein wichtiger Bestandteil unseres Geschäftserfolgs. Gemeinsame Innovation, Problemlösungskompetenz und flexible, produktive Zusammenarbeit prägen seit nunmehr fast 15 Jahren unsere erfolgreiche Zusammenarbeit mit der ZINDEL AG im Bereich der Technischen Redaktion.“
Florian Neumann
Chief Technology Officer
Kontakt
Sprechen Sie uns an
Sie überlegen, Ihre Technische Dokumentation ganz oder teilweise auszulagern? Timo Zindel klärt mit Ihnen im Erstgespräch, welches der drei Modelle zu Ihrer Situation passt. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an.
Timo Zindel
Vorstand