Sie möchten wissen, was Technische Dokumentation kostet, wie ein Projekt abläuft oder welche Normen Ihre Betriebsanleitung erfüllen muss? Wir haben die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden in fünf Themenbereiche gegliedert.
Falls Ihre Frage nicht dabei ist, sprechen Sie uns gerne direkt an.
Grundlagen der Technischen Dokumentation
Technische Dokumentation umfasst alle schriftlichen, grafischen und multimedialen Informationsprodukte, die zu einem technischen Produkt gehören – von der Betriebsanleitung über Ersatzteilkataloge und Servicedokumentationen bis hin zu Schulungsunterlagen und Instruktionsvideos.
Man unterscheidet die interne Technische Dokumentation (Konstruktionsdaten, Risikobeurteilungen gemäß DIN EN ISO 12100, Testprotokolle), die beim Hersteller verbleibt, und die externe Technische Dokumentation (Nutzungsinformationen), die bei der Auslieferung an Kunden oder Nutzer mitgegeben wird.
Die Nutzungsinformationen berücksichtigen alle Lebensphasen des Produkts: Transport, Installation, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung, Fehlerbehebung, Stillsetzung und Entsorgung. Sicherheitshinweise sind dabei sowohl für den Gebrauch als auch aus rechtlicher Sicht von zentraler Bedeutung.
Technische Dokumentation ist entscheidend für Produkthaftung, Normenkonformität gemäß DIN EN IEC 82079-1 und Anwenderzufriedenheit sowie zur Vermeidung von Rückrufaktionen und Sicherheitsrisiken. Die ZINDEL AG erstellt Dokumentation, die verständlich, gebrauchstauglich und rechtskonform ist – passend zu hochwertigen Produkten.
Technische Dokumentation bezeichnet sämtliche Informationsprodukte, die Informationen technisch korrekt aufbereiten: Betriebsanleitungen, Bedienungsanleitungen, Ersatzteilkataloge, Online-Hilfen, Instruktionsvideos und Visualisierungen. Der Begriff umfasst zugleich den Fachbereich der Planung und Erstellung dieser Dokumente.
Technische Redaktion ist die handwerkliche Umsetzung: Fachredakteure gliedern Inhalte, formulieren verständlich, wählen Layouts und Grafiken, recherchieren Normen wie die DIN EN IEC 82079-1, verwalten Terminologie und betreuen Redaktionssysteme (CCMS). Zudem erstellen sie Verzeichnisse und koordinieren Übersetzungsprozesse.
Technische Kommunikation umfasst übergreifend die kommunikativen Strategien in der Dokumentation – von visuellen und digitalen Kanälen bis zur Content-Strategie und Anwenderkommunikation. Sie setzt linguistische und konzeptionelle Erkenntnisse in praktische Handlungsweisen um.
Der gemeinsame Kern aller drei Begriffe: Technik und Produkte dem Nutzer so vermitteln, dass er sie gefahrlos und effektiv nutzen kann. Die ZINDEL AG vereint Kompetenzen aus allen drei Bereichen, um Informationsprodukte bestmöglich umzusetzen.
Bedienungsanleitungen richten sich an Endnutzer und beschreiben die sichere, bestimmungsgemäße Nutzung eines Produkts – einschließlich Sicherheitshinweisen, Bedienfunktionen, Ein- und Ausschalten, Instandhaltung und Fehlerbehebung.
Betriebsanleitungen beziehen sich auf Maschinen und Anlagen im industriellen Einsatz und richten sich an Betreiber, Bedienpersonal und Wartungstechniker. Sie beschreiben zusätzlich Betriebszustände und -überwachung, Installation, Inbetriebnahme, Instandhaltung und Demontage.
Beide Dokumenttypen erfüllen die Instruktionspflicht des Herstellers und müssen gemäß Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, DIN EN IEC 82079-1 und den Anforderungen der Risikobeurteilung nach ISO 12100 sowie der CE-Konformität erstellt werden. Die ZINDEL AG erstellt beide Dokumenttypen normgerecht für alle Branchen.
Technische Dokumentationen müssen eine Reihe rechtlicher Vorgaben erfüllen: die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (ab 2027 ersetzt durch die EU-Maschinenverordnung 2023/1230), das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) sowie Normen wie DIN EN IEC 82079-1, EN ISO 12100, EN ISO 20607 und ANSI Z535.6.
Hersteller müssen nachweisen, dass ihre Dokumentation vollständig, verständlich und korrekt ist. Dazu gehören Sicherheits- und Warnhinweise, bestimmungsgemäße Verwendung, eindeutige Handlungsanweisungen und Entsorgungshinweise. In Ländern außerhalb der EU gelten teilweise andere Vorgaben, insbesondere in den USA.
Bei Nichtbeachtung haften Unternehmen und die handelnden Personen – bei Personenschäden können sehr hohe Summen entstehen. Die ZINDEL AG übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung aller relevanten Normen und Gesetze und berät Unternehmen bei der normenkonformen Umsetzung.
Zusammenarbeit mit der ZINDEL AG
1. Erstgespräch und Bedarfsanalyse: In einem Termin vor Ort oder online ermitteln wir gemeinsam Ihren individuellen Bedarf. Begleitend arbeiten wir mit strukturierten Checklisten: Welche Informationsprodukte müssen erstellt werden, wie sieht Ihre Produktpalette aus, wo bestehen Optimierungspotenziale?
2. Lösungsvorschlag und Angebot: Auf Basis der Informationen und mitgeschickter Dokumente erarbeiten wir einen Lösungsvorschlag und bieten diesen als Angebot an. Typischerweise beginnt das Projekt mit einer Recherche- und Konzeptphase, in der alle Weichen gestellt werden. Dadurch lassen sich im weiteren Projektverlauf erhebliche Kosten einsparen.
3. Erstellung und Redaktion: Unser Team – bestehend aus Projektleitern, Technischen Redakteuren, Grafikern und Übersetzungsmanagern – setzt redaktionelle Werkzeuge wie Gliederung, Zielgruppenanalyse, Terminologiearbeit und professionelle Illustrationen ein. Die Arbeit erfolgt nach unserem Redaktionsleitfaden und kundenspezifischen Anforderungen.
4. Qualitätssicherung und Review: Jedes Informationsprodukt durchläuft unseren internen Qualitätssicherungsprozess gemäß ISO 9001. Anschließend prüft der Kunde die technischen Details und gibt Feedback.
5. Bereitstellung und Pflege: Wir liefern digital oder gedruckt, übernehmen Updates bei Produktänderungen und Revisionen bei geänderten Normen oder Gesetzen.
Die ZINDEL AG übernimmt sämtliche Aufgaben rund um Technische Dokumentation: von der Konzeption über die Implementierung effizienter Zusammenarbeitsprozesse bis zur normgerechten Erstellung und Übersetzung. Wir stellen sicher, dass Ihre Anleitungen aktuell, terminologisch konsistent und konform mit relevanten Normen wie DIN EN IEC 82079-1 und Maschinenrichtlinie 2006/42/EG sind.
Transparenz gewährleisten wir durch Projektstandberichte und regelmäßige Meetings. Zudem bieten wir Zugriff auf Terminologiedatenbank, Redaktionssystem (CCMS) und ein zentrales Kundenportal, über das alle Dokumente zentral zur Verfügung stehen.
Die Erstellungsdauer hängt vom Umfang (Anzahl der Module, Produktkomplexität), der Zielgruppe, den Medien (Print, Online, Digital) sowie dem Übersetzungs- und Grafikbedarf ab. Kleinere Bedienungsanleitungen können in wenigen Wochen erstellt werden, umfangreiche Betriebsanleitungen für komplexe Anlagen oder Softwaredokumentationen benötigen mehrere Monate.
Die ZINDEL AG stimmt in der Projektplanung individuell einen Zeitplan ab, der den Entwicklungsstand des Produkts und mögliche Änderungen während der Erstellung berücksichtigt. Ein wesentlicher Faktor sind dabei immer auch die Änderungen, die sich während des Erstellungsprozesses ergeben – diese können Zeitplanung und Kosten stark beeinflussen.
Die Kosten für eine Anleitung variieren je nach Produktkomplexität, Zielgruppe, Normanforderungen, Übersetzungsbedarf, Grafik-/Videoanteil und Ausgabemedium. Einfache Bedienungsanleitungen kosten deutlich weniger als umfangreiche Betriebsanleitungen mit vielen Sicherheits- und Wartungshinweisen.
Die ZINDEL AG erstellt ein transparentes Mengengerüst mit geplanter Kapitelstruktur und geschätzten Seitenzahlen. Dieses Mengengerüst stimmen wir mit unseren Kunden ab, damit Leistungsumfang und Aufwände klar definiert sind. Durch den Einsatz von Wiederverwendungskonzepten im Redaktionssystem (CCMS) senken wir die Kosten für Folgedokumentationen und Übersetzungen signifikant.
Die ZINDEL AG arbeitet nach klar definierten Redaktionsprozessen gemäß ISO 9001 (zertifiziert seit 1994) und nach Qualitätsstandards wie DIN EN IEC 82079-1 und ISO 17100 für Übersetzungen. Kontinuierliche Verbesserung und eine positive Fehlerkultur haben zu stabilen und verlässlichen Prozessen geführt.
Die Qualitätssicherung umfasst: ausgebildete Technische Redakteure und Spezialisten für Illustration und Übersetzung, mindestens zwei Redakteure pro Projekt, einen internen Redaktionsleitfaden, konsistente Terminologie durch zentrale Datenbanken und einen strukturierten QS-Prozess. Regelmäßige Fachsitzungen der Technischen Redaktion gewährleisten kontinuierliche Weiterbildung und Wissenstransfer.
Outsourcing Technischer Dokumentation
Das Outsourcing der Technischen Dokumentation entlastet interne Teams von nicht-kerngeschäftsrelevanten Aufgaben und ermöglicht den Zugriff auf spezialisiertes Fachwissen aus zahlreichen Branchenprojekten. Unternehmen profitieren von höherer Qualität, Konsistenz und Verlässlichkeit – insbesondere bei komplexen Produkten und internationalen Märkten.
Die ZINDEL AG übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung aktueller Normen und Rechtsvorschriften. Flexible Skalierung: Wir setzen exakt die Kapazität ein, die aktuell benötigt wird. Typische Personalnebenkosten wie Recruiting, Einarbeitung, Weiterbildung, Ausfallschutz und Systemkosten (CCMS, Terminologiedatenbank, TMS) entfallen – unsere Kunden zahlen nur ihren Projektanteil.
Outsourcing eignet sich besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen mit komplexen Produkten, variablen Projektspitzen und dem Wunsch, interne Fachkräfte zu entlasten. Unternehmen in dieser Größenordnung können oft nur kleine Redaktionsteams beschäftigen, was Herausforderungen bei Know-how, Ausfallschutz und Skalierung mit sich bringt.
Hersteller mit häufigen Produkt-Updates profitieren ebenso wie Unternehmen, die normen- und richtlinienkonforme Dokumentation benötigen (z. B. gemäß Maschinenrichtlinie 2006/42/EG oder MDR), aber kein Redaktionsteam ab fünf Personen haben. Schnell wachsende oder auf Internationalisierung ausgerichtete Unternehmen erzielen durch Outsourcing hohe Prozesssicherheit und Planbarkeit. Die ZINDEL AG bietet branchenspezifisches Know-how für Engineering-, Maschinenbau- und Technologieunternehmen.
Die Erstellungsdauer hängt vom Umfang (Anzahl der Module, Produktkomplexität), der Zielgruppe, den Medien (Print, Online, Digital) sowie dem Übersetzungs- und Grafikbedarf ab. Kleinere Bedienungsanleitungen können in wenigen Wochen erstellt werden, umfangreiche Betriebsanleitungen für komplexe Anlagen oder Softwaredokumentationen benötigen mehrere Monate.
Die ZINDEL AG stimmt in der Projektplanung individuell einen Zeitplan ab, der den Entwicklungsstand des Produkts und mögliche Änderungen während der Erstellung berücksichtigt. Ein wesentlicher Faktor sind dabei immer auch die Änderungen, die sich während des Erstellungsprozesses ergeben – diese können Zeitplanung und Kosten stark beeinflussen.
Die ZINDEL AG übernimmt die Verantwortung, dass Technische Dokumentationen und Anleitungen nach aktuellen gesetzlichen Richtlinien und Normen erstellt werden. Die fachliche Richtigkeit der technischen Inhalte muss vom Kunden gegengeprüft und freigegeben werden. So entsteht ein rechtssicherer Prozess, der Aufwand reduziert und Compliance stärkt.
Tools und Systeme
Ein Redaktionssystem (Component Content Management System, CCMS) ist eine Software zur professionellen, modularen Erstellung, Verwaltung und Pflege von Anleitungen. Texte, Grafiken und Medien werden als wiederverwendbare Module organisiert und automatisch in verschiedene Formate wie PDF, HTML5 oder Online-Hilfen ausgegeben.
Redaktionssysteme erleichtern das Verwalten der Informationen, das Versionieren und den Übersetzungsprozess. Die ZINDEL AG nutzt CCMS wie Schema ST4, um Technische Dokumentationen effizient, konsistent und revisionssicher zu erstellen. Kunden profitieren von einheitlicher Terminologie, klarer Struktur und deutlicher Zeitersparnis – insbesondere bei mehreren Produktvarianten und mehrsprachigen Übersetzungen.
Redaktionssystem (CCMS): Modulare Organisation von Anleitungen. Jedes Modul behandelt eine abgeschlossene Informationseinheit und kann in verschiedenen Anleitungen wiederverwendet werden. CCMS erleichtern Informationsverwaltung, Versionierung und den Übersetzungsprozess.
Terminologiemanagementsystem: In einer zentralen Datenbank sind alle relevanten Fachbegriffe mit Definitionen, bevorzugten Fachwörtern, verbotenen Synonymen und fremdsprachigen Äquivalenten hinterlegt. So stellt die ZINDEL AG sicher, dass in allen Anleitungen ausschließlich die korrekten Benennungen verwendet werden.
Translation-Memory-System (TMS): Das Programm für computergestützte Übersetzung zerlegt Texte in Satzteile und verknüpft diese mit fremdsprachigen Entsprechungen. Bei weiteren Übersetzungen liefert das System automatisch vorhandene Entsprechungen aus dem Übersetzungsspeicher – das spart Kosten und sichert Konsistenz.
Digitale Anleitungen bieten Vorteile bei Speicherung, Vervielfältigung und sofortiger Verfügbarkeit. Besonders HTML-Anleitungen ermöglichen interne Verlinkung, Einbindung von Videos und PDF-Anhängen sowie responsive Darstellung auf allen Endgeräten – vom Smartphone bis zum Desktop.
Dadurch finden Kunden Lösungen schneller selbst, Support-Anfragen sinken und Service-Teams können Wartung und Fehlerbehebung effizienter durchführen. Die ZINDEL AG stellt sicher, dass digitale Anleitungen normenkonform gemäß ISO 82079-1 bereitgestellt und langfristig gepflegt werden – inklusive Versionierung und Portal-Integration.
Ein Content-Delivery-Portal ist eine webbasierte Plattform, über die Technische Dokumentation such-, filter- und versionsgerecht bereitgestellt wird – ein digitaler Wissens-Hub für die Nutzung Ihrer Produkte. Nutzer finden über intelligente Navigation, leistungsfähige Suche und Zielgruppentrennung schnell die gesuchte Information.
Solche Portale unterstützen externe Kunden ebenso wie interne Serviceteams und können zentral gepflegt und aktualisiert werden. Die ZINDEL AG hat verschiedene Content-Delivery-Portale im Einsatz und baut für Sie das passende System auf – inklusive Befüllung und laufender Pflege.
Risikobeurteilung und CE-Konformität
Eine Risikobeurteilung gemäß DIN EN ISO 12100 umfasst die systematische Identifikation, Analyse und Bewertung aller Gefährdungen, die von einer Maschine, Anlage oder einem Produkt über den gesamten Lebenszyklus ausgehen können – einschließlich konstruktiver, elektrischer, funktionaler, ergonomischer und betrieblicher Risiken.
Die Risikobeurteilung ist die Grundlage für die Warn- und Sicherheitshinweise in Betriebsanleitungen: Restrisiken, die nicht konstruktiv oder durch Sicherheitssysteme gelöst werden können, müssen in der Anleitung dokumentiert werden. Entsprechend müssen die damit verknüpften Gefahren und ihre möglichen Folgen dargestellt und Hinweise zur Gefahrenabwendung gegeben werden. Ohne strukturierte Risikobeurteilung ist eine rechtskonforme Technische Dokumentation nicht möglich.
Die ZINDEL AG führt normenkonforme Risikobeurteilungen durch, die technische Sicherheit und rechtliche Absicherung gewährleisten.
Eine Risikobeurteilung ist verpflichtend bei Erstentwicklung, wesentlicher Änderung oder Anpassung an einen neuen Einsatzzweck einer Maschine oder Anlage. Laut Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (ab 2027: EU-Maschinenverordnung 2023/1230) ist sie Pflichtbestandteil des Konformitätsverfahrens, bevor Produkte in Verkehr gebracht werden dürfen. Auch bei Modernisierungen oder Umbauten ist die erneute Bewertung oft vorgeschrieben.
Die Pflicht gilt nicht nur für Maschinen, sondern für nahezu alle technischen Produkte. Es gibt Einzelfälle, in denen keine Risikobeurteilung erforderlich ist – die ZINDEL AG kann diese Prüfung mit vergleichsweise geringem Aufwand durchführen.
Verantwortlich für die Risikobeurteilung ist grundsätzlich der Hersteller einer Maschine oder Anlage. Externe Experten wie die ZINDEL AG können jedoch die gesamte Durchführung übernehmen, Fachwissen bereitstellen und die Risikominderung dokumentieren – entbinden den Hersteller aber nicht von seiner rechtlichen Verantwortung. Insbesondere die Bereitstellung von technisch richtigen Unterlagen ist relevant für ein korrektes Ergebnis.
Durch enge Abstimmung mit Konstruktion, Entwicklung und Sicherheitstechnik entsteht eine Risikobeurteilung, die technisch fundiert und rechtlich belastbar ist. Die ZINDEL AG verfügt über zahlreiche bewährte Vorlagen für verschiedenste Maschinentypen und arbeitet auch mit spezialisierter Software wie Safexpert.
