Hybrid-Tagung 2026: Vom Anforderungskatalog zur digitalen Bereitstellung der Betriebsanleitung

Anforderungsklärung: Vier Dimensionen, die man zusammendenken muss

Roland Schme­ling (Schme­ling Con­sul­tants) eröff­ne­te die Tagung mit einer sys­te­ma­ti­schen Ein­ord­nung: Wer die digi­ta­le Bereit­stel­lung ange­hen will, muss vier Dimen­sio­nen gleich­zei­tig im Blick haben: Pro­duk­te, Nut­zungs­kon­tex­te, Stake­hol­der und den recht­lich-nor­ma­ti­ven Rah­men. Anhand kon­kre­ter Bei­spie­le zeig­te er, wie unter­schied­lich die Anfor­de­run­gen je nach Pro­dukt und Ziel­grup­pe aus­fal­len: Eine Maschi­ne ohne geeig­ne­te Ober­flä­che für einen QR-Code stellt ande­re Anfor­de­run­gen als ein Ver­brau­cher­pro­dukt, das in Märk­ten ohne flä­chen­de­cken­de Smart­phone-Ver­brei­tung ver­kauft wird. Sein drin­gen­der Appell: Wer die­se Dimen­sio­nen nicht zusam­men­denkt, ris­kiert Dop­pel­ent­wick­lun­gen, wider­sprüch­li­che Pro­jek­te oder Lösun­gen, die an den tat­säch­li­chen Anfor­de­run­gen vorbeigehen.

Rechtlicher Rahmen: Die digitale Betriebsanleitung kommt

Im zwei­ten Block ver­tief­te Roland Schme­ling die recht­li­che Sei­te. Er ord­ne­te die aktu­el­le Geset­zes­la­ge ein, von der EU-Maschi­nen­ver­ord­nung 2023/1230 über den Ent­wurf des Omni­bus IV bis hin zur Öko­de­sign-Ver­ord­nung und dem Digi­ta­len Pro­dukt­pass. Beson­ders auf­schluss­reich: die dif­fe­ren­zier­te Betrach­tung, was „Sicher­heits­in­for­ma­tio­nen“ im Sin­ne der neu­en Rege­lun­gen eigent­lich bedeu­ten und wann wei­ter­hin gedruckt wer­den muss. Je nach Rechts­ge­biet, Pro­dukt­ka­te­go­rie und Ziel­markt fällt die Ant­wort sehr unter­schied­lich aus. Sein Fazit war ein­deu­tig: Die digi­ta­le Bereit­stel­lung wird für immer mehr Pro­dukt­ka­te­go­rien zur Pflicht. Unter­neh­men, die jetzt mit der Anfor­de­rungs­klä­rung begin­nen, ver­schaf­fen sich einen kla­ren Vorteil.

Praxisberichte: Digitale Bereitstellung in der Umsetzung

Im Zen­trum der Tagung stan­den kon­kre­te Umset­zungs­pro­jek­te von vier Sys­tem­her­stel­lern, die zeig­ten, wie digi­ta­le Bereit­stel­lung in der Pra­xis funktioniert.

Jan Grü­ter (gds GmbH) stell­te zwei Kun­den­pro­jek­te vor: den Auf­bau eines Infor­ma­ti­ons­por­tals bei der Jena­er Antriebs­tech­nik (JAT), bei dem der Ein­stieg per Seri­en­num­mer über Scan­ner-Erken­nung erfolgt und Inhal­te per iiRDS aus dem Redak­ti­ons­sys­tem befüllt wer­den. Beim zwei­ten Pro­jekt – der tech­no­trans SE – stand die papier­lo­se Doku­men­ta­ti­on im Vor­der­grund: auto­ma­ti­sier­te Kon­for­mi­täts­er­klä­run­gen aus SAP, eine zen­tra­le Bereit­stel­lungs­platt­form und die Ein­spa­rung von 25.000 Map­pen sowie 1,3 Mil­lio­nen Blatt Papier in einem Jahr.

Dr. Arno Klein (Pro­ricon GmbH) zeig­te die ima­ya-Platt­form anhand meh­re­rer Anwen­dungs­fäl­le, von der digi­ta­len Aus­lie­fe­rung direkt aus dem Redak­ti­ons­sys­tem in 41 Spra­chen bis hin zu Docu­ment Intel­li­gence: der auto­ma­ti­sier­ten Seg­men­tie­rung, Meta­da­ten­ex­trak­ti­on und seman­ti­schen Inde­xie­rung von Bestands­do­ku­men­ta­ti­on mit­tels KI.

Patrick Gün­ter (Empo­lis GmbH) brach­te den BOMAG-Case mit, einen Maschi­nen­bau­er mit 51.000 Doku­men­ten in 33 Spra­chen und 97 Län­dern, bei dem die Infor­ma­ti­on zwar vor­han­den war, aber nicht dort, wo sie gebraucht wur­de. Die Lösung umfasst drei Ebe­nen: QR-Code direkt an der Maschi­ne, eine zen­tra­le Wis­sens­platt­form und eine durch­dach­te Daten­ar­chi­tek­tur. Sei­ne zen­tra­le Erkennt­nis: Die Tech­no­lo­gie war bereit, bevor die Orga­ni­sa­ti­on bereit war. Die größ­te Her­aus­for­de­rung lag nicht im Sys­tem, son­dern in der Klä­rung von Daten­ho­heit, Pfle­ge­ver­ant­wor­tung und inter­nen Prozessen.

Maxi­mi­li­an Tauch­nitz (Endu­ra­Do­cs GmbH) zeig­te zwei Ein­stiegs­sze­na­ri­en: Wie Unter­neh­men auch ohne bestehen­des Redak­ti­ons­sys­tem – etwa mit einer vor­han­de­nen PDF-Samm­lung – den Ein­stieg in die digi­ta­le Bereit­stel­lung schaf­fen kön­nen, und wie es aus­sieht, wenn bereits ein CCMS mit iiRDS-Export vor­han­den ist. Dar­über hin­aus gab er einen Aus­blick in Rich­tung Digi­tal Pro­duct Pass­port und maschi­nen­les­ba­re Doku­men­ta­ti­on als stra­te­gi­sches Asset für After-Sales-Geschäftsmodelle.

Vom Anforderungskatalog zum Medienkonzept

Kars­ten Voß (ZINDEL AG) schloss den inhalt­li­chen Teil mit der Fra­ge, die nach der Anfor­de­rungs­klä­rung und den Pra­xis­bei­spie­len im Raum stand: Wie kom­me ich von all dem zu einem kon­kre­ten Kon­zept? Er zeig­te, wie ein Medi­en­kon­zept ent­wi­ckelt wird, von der Infor­ma­ti­ons­be­darfs­ma­trix über die Ana­ly­se der rele­van­ten Touch­points bis hin zur Wahl der Bereit­stel­lungs­for­ma­te. Dabei ging er auch auf die Ziel­kon­flik­te ein, die in der Pra­xis oft unter­schätzt wer­den: der Wunsch nach ein­fa­chem Zugang ver­sus den Schutz geis­ti­gen Eigen­tums, schnel­le Aktua­li­sie­run­gen ver­sus Rechts­si­cher­heit, umfas­sen­de Nut­zungs­da­ten ver­sus Datensparsamkeit.

Großes Interesse, viele offene Fragen

Die Inter­ak­ti­on war über den gesam­ten Vor­mit­tag hoch. Fra­gen aus dem Publi­kum und dem Online-Chat, Dis­kus­sio­nen zwi­schen den Vor­trä­gen und anre­gen­de Gesprä­che in der Kaf­fee­pau­se zeig­ten: Das The­ma digi­ta­le Bereit­stel­lung steht bei vie­len Unter­neh­men gera­de ganz oben auf der Agen­da – aber der Weg von der Idee zur Umset­zung wirft Fra­gen auf, die man nicht allei­ne beant­wor­ten muss.

Nächste Schritte: Wir begleiten Sie

Sie möch­ten die digi­ta­le Bereit­stel­lung in Ihrem Unter­neh­men ange­hen, ob bei der Anfor­de­rungs­klä­rung, der Kon­zept­erstel­lung oder der Sys­tem­aus­wahl? Spre­chen Sie uns an.

Am 24. Sep­tem­ber 2026 geht es wei­ter, mit der Tagung DOKU+LAW 2026, dies­mal in Präsenz.