Dokumentenmanagement
Um Technische Dokumentationen in engen Zeitfenstern und zu günstigen Preisen produzieren zu können, ist es entscheidend die Informationen so zu strukturieren, dass sie schnell auffindbar und jederzeit wiederverwendbar sind. Strukturiertes Dokumentenmanagement ist die Lösung für die Optimierung und Automatisierung des Erstellungsprozesses von Technischen Dokumentationen.
Große Mengen von Texten, Grafiken und anderen dokumentenrelevanten Informationen lassen sich nur durch ein entsprechendes System mit genau definierten Standards verwalten. Dann können auch Zielvorgaben, wie höchste Verfügbarkeit der Informationen, Aktualität, Auffindbarkeit und Transformierbarkeit erreicht werden.
Was machen die Spezialisten für Dokumentenmanagement konkret?
Dokumente werden in Module oder Bausteine, also einzelne Kapitel oder Absätze, unterteilt. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, große Teile derartig erstellter Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu verwenden und steigert so die Effizienz. Doch unter welchen Schlagworten sollen die Informationen abgelegt und wiedergefunden werden? Wie werden sie aktualisiert und archiviert? Die Spezialisten für Dokumentenmanagement haben dafür die passenden Lösungen. Sie organisieren und verwalten Informationseinheiten – ob mit DTP oder XML. Denn nur Informationen, die auch schnell zugänglich sind, erfüllen ihren Zweck.
Ein Beispiel für Dokumentenmanagement: Ersatzteilkataloge
Jedes technische Produkt besteht aus einer Vielzahl von Einzelteilen, Modulen und/oder Baugruppen. Die lückenlose Erfassung aller für ein Produkt benötigten Teile – nach Art und Anzahl – in einer Liste, ergibt eine einfache Teileliste. In Verbindung mit anwenderorientierten Technischen Illustrationen, wie etwa Explosionszeichnungen, wird daraus ein Dokument aus dem ersichtlich ist, aus welchen Teilen ein Produkt wie zusammengesetzt wird.
Vom Prinzip her entspricht das einer Bauanleitung. Die funktioniert aber auch andersherum. Wenn ein Produkt beim Endkunden nicht mehr funktioniert, kann man die zu ersetzenden Teile mit Hilfe der Illustrationen und der Teileliste exakt bestimmen und bestellen.
So kann man sich beispielsweise am PC eine 3D-Ansicht des Produkts anschauen und durch Anklicken von Baugruppen und einzelnen Teilen in alle Ebenen des Produkts vordringen. Dabei öffnen sich die jeweiligen Stücklisten, so dass der Anwender die gesuchten Teile schnell identifizieren, in seinen Warenkorb legen und direkt bestellen kann.
Was unsere Ersatzteilkataloge leisten
In der Praxis ist in Ersatzteilkatalogen eine Vielzahl von Produkten mit allen relevanten Angaben versammelt. Diese Daten sachgerecht aufzubereiten und in eine Form zu bringen, die dem Endkunden einen einfachen und zuverlässigen Zugriff auf alle benötigten Informationen ermöglicht, ist der Zweck jedes Ersatzteilkatalogs. Mit ihm lassen sich alle Teile eines technischen Produkts
- über Stücklisten und Zeichnungen identifizieren,
- über die Baugruppen suchen und
- per Internet, E-Mail oder Fax bestellen.
Sie stellen uns dafür Ihre Stücklisten und Zeichnungen zur Verfügung. Wir erstellen daraus Ihren Ersatzteilkatalog – mit dem dazugehörigen Bestellwesen, auf CD oder für das Internet; künftige Migration inklusive. Damit können Endkunden alle Ersatzteile und Zubehöre direkt beim Hersteller, also bei Ihnen, bestellen – unkompliziert und schnell.
Teile identifizieren über Stücklisten oder Zeichnungen, auf CD oder im Internet
Teile bestellen über Internet, E-Mail oder Fax
Teile über alle Baugruppen suchen und finden
Das ZINDEL-Plus
Auf Basis unserer praktischen Erfahrungen haben wir für das Dokumentenmanagement hausinterne Standards entwickelt, die die Ablage und das Auffinden aller Dokumente sicherstellen – einfach und zuverlässig.
Ihr Vorteil
Der modulare Aufbau vereinfacht notwendig werdende Modifikationen, weil nur einzelne Komponenten überarbeitet werden müssen. Das erspart Ihnen im Falle notwendig werdender Anpassungen erheblich Zeit und Kosten. Eben typisch ZINDEL!
