Ohne geht’s nicht: Sicherheitshinweise in der Betriebsanleitung

Das ungeliebte Stiefkind

Sicherheitshinweise – von Herstellern gefürchtet und von Kunden überblättert? Das muss nicht sein, genau genommen darf das auch nicht sein. Denn eine Betriebsanleitung soll eine sichere und verletzungsfreie Nutzung des Produkts ermöglichen und letztendlich sogar Leben schützen. Besonders brisant wird das Thema, wenn man die Gesetzeslage bedenkt. Die betrachtet die Betriebsanleitung gleichsam als Teil des Produkts. Und welcher Hersteller würde schon in Kauf nehmen, dass ein wichtiger Bestandteil seines Gerätes oder seiner Maschine nicht sicher ist?

Ein Blick in die Gesetze

Das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) schreibt vor:

„Sind bei der Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung eines Produkts bestimmte Regeln zu beachten, um den Schutz der Sicherheit und Gesundheit von Personen zu gewährleisten, so ist bei der Bereitstellung auf dem Markt eine Gebrauchs- und Bedienungsanleitung für das Produkt in deutscher Sprache mitzuliefern.“ (§ 3, Abs. 4)

Und in der EU-Verordnung 2023/988 über allgemeine Produktsicherheit heißt es:

„Die Hersteller gewährleisten, dass ihrem Produkt klare Anweisungen und Sicherheitsinformationen in einer Sprache beigefügt sind, die für die Verbraucher leicht verständlich ist.“ (Art. 9, Abs. 7)

Doch woher weiß die Technische Redaktion, welche Sicherheitsinformationen Eingang in die Betriebsanleitung finden müssen?

Keimzelle des Sicherheitskapitels: die Risikobeurteilung

Bevor das erste Wort der Betriebsanleitung geschrieben wird, müssen Konstrukteure die Risiken des Produkts minimieren. Alle Überlegungen, Gefahrenquellen und Schutzmaßnahmen in dieser Phase fließen schließlich in die Risikobeurteilung mit ein. Sie ist die Keimzelle des Sicherheitskapitels in der Betriebsanleitung, denn aus ihr beziehen die Technischen Redakteure alle wesentlichen Informationen. Kein fehlerfreies und rechtssicheres Sicherheitskapitel entsteht aus dem Nichts.

Einen wichtigen Aspekt der Risikobeurteilung stellt die Fehlanwendung dar. Der Hersteller darf nicht davon ausgehen, dass die Nutzer das Produkt immer und ausschließlich vorschriftsgemäß verwenden. Hier setzt später auch das Sicherheitskapitel an, indem es unmissverständlich klarstellt, wo der sichere Gebrauch endet und wann der gefährliche Missbrauch beginnt. So schreibt etwa die europäische Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) im Anhang I vor, dass jede Betriebsanleitung „eine Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung der Maschine“ beinhalten muss.

Typische Informationen, die aus der Risikobeurteilung in das Sicherheitskapitel übernommen werden, sind:

bestimmungsgemäße Verwendung des Produkts
vorhersehbare Fehlanwendungen
produktspezifische Gefahrenquellen
notwendige Schutzmaßnahmen
erforderliche persönliche Schutzausrüstung
Verhalten im Störungs- und/oder Notfall

Gesucht: der goldene Mittelweg

Gemäß der europäischen Norm zur Erstellung von Nutzungsinformationen für Produkte muss Technische Dokumentation folgende sieben Aspekte erfüllen:

Vollständigkeit
Minimalismus
Korrektheit
Prägnanz
Konsistenz
Verständlichkeit
Barrierefreiheit

Um diese Schreibtugenden zu erfüllen, ist eine Standardisierung des Schreibstils essenziell: Einheitliche Terminologie, klare Befehlsformen und kurze Sätze nach dem Prinzip des Minimalismus sorgen dafür, dass Sicherheitshinweise sofort verstanden werden.

Standardisierung ist in der Technischen Dokumentation auch ein entscheidendes Stichwort, wenn es um die Nutzung eines speziellen Redaktionssystems geht, eines sogenannten CCMS (Component Content Management System). Mit diesem Tool lassen sich Sicherheitsinformationen in kleinen Abschnitten, den sogenannten Topics, verwalten. Die kann man bei Bedarf wiederverwenden. Das bedeutet wiederum, dass die Standardisierung auch dokumentübergreifend gestaltet werden kann, da Sicherheitshinweise für jede Betriebsanleitung nicht mehr neu geschrieben werden müssen, sondern aus den bestehenden Topics zusammengesetzt werden können.

Die Vorteile einer standardisierten Erstellung von Sicherheitshinweisen liegen auf der der Hand:

einheitliche Formulierungen in allen Betriebsanleitungen
geringerer Übersetzungsaufwand
höhere rechtliche Sicherheit
schnellere Dokumentationserstellung
weniger redaktionelle Fehler
bessere Verständlichkeit für die Nutzer

Aus der Trickkiste der Technischen Redaktion: Standardisierung

Bei ZINDEL arbeitet man in einem Team, das Wert auf gegenseitige Unterstützung, Vertrauen und einen offenen Umgang miteinander legt. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen es, sich schnell einzubringen und Verantwortung zu übernehmen. Berufseinsteiger und erfahrene Kolleginnen und Kollegen arbeiten eng zusammen und unterstützen sich gegenseitig im Arbeitsalltag. Regelmäßiges Feedback und eine persönliche Atmosphäre sorgen dafür, dass ich mich fachlich und auch persönlich weiterentwickeln kann.

Fazit: Sicherheitshinweise müssen ankommen

Sicherheitshinweise retten Leben. Das ist keineswegs übertrieben ausgedrückt. Gleichwohl heißt das nicht, dass das Sicherheitskapitel möglichst umfangreich gestaltet werden soll, im Gegenteil: Kurz und prägnant muss es sein, aber eben auch vollständig und vor allem verständlich. Denn nur so wird garantiert, dass die Inhalte auch wirklich bei der Leserschaft ankommen. Wie diese scheinbare Quadratur des Kreises gelingt? Bei ZINDEL kennt man die Antwort.

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